Незапланированные затраты. Непредвиденные расходы в бизнесе и как их избежать? Способы расчетов непредвиденных затрат

В течение бюджетного года могут возникнуть преувеличены и незапланированные потребности в бюджетных средствах. Как и в случае с недополучением доходов, размер незапланированной потребности является важным для определения ее серьезности. Такая незапланированная потребность может повлиять на политические решения, которые необходимо принять для решения проблемы.

Внебюджетные расходы - это, как правило, потребность в средствах, которые необходимо выделить, но которые не были заложены в бюджет. К таким потребностям можно отнести средства, необходимые для устранения последствий стихийных бедствий (наводнения, землетрясения и др..) или техногенных катастроф (выброс жидких токсичных отходов в грунтовые воды, реку, систему водозабора).

Невыполненные обязательства можно охарактеризовать как конкретные законные или, в некоторых случаях, "потенциальные" или моральные обязательства органа власти для решения проблемы непредвиденной финансового кризиса. Сюда можно отнести неблагоприятное судебное решение, по которому устанавливается финансовое обязательство органа власти. Бюджет любой страны или конкретного города сталкивается с непредвиденными расходами в течение года. Большинство органов власти, особенно небольшого масштаба, уже имеют отработанную систему решения таких проблем. Взвешенная юридическая база является важной составляющей любого политического решения, по которому устанавливается круг ответственности органа власти и определяется система, по которой можно найти необходимые пути выхода из негативных ситуаций. В подавляющем большинстве случаев, финансовые риски оценить несложно; с ними можно справиться, оставаясь в рамках бюджетного процесса. Можно использовать стандартный набор инструментов оценки и управления рисками.

Во-первых, для решения проблемы непредвиденных расходов до наступления кризиса, должна существовать четкая юридическая база. Во-вторых, риск, которому подвергается бюджет, имеет оцениваться и осознаваться на стадии формирования бюджета. Хорошо сбалансированные бюджетные системы предусматривают резервные фонды для непредвиденных расходов для покрытия рисков, которые относятся к гарантиям органов власти и влияния изменений на обменные курсы стоимости обслуживания долга.

Практическое правило заключается в том, что резервный фонд для непредвиденных расходов не должен превышать 1-3% общей суммы бюджета. Хорошо сбалансированный бюджет делает различные предположения при анализе потенциального экономического влияния на бюджет. Среднесрочный влияние на стоимость обслуживания долга с учетом изменения обменных курсов и процентных ставок должен периодически оцениваться. Предположения относительно поступлений и оттока капитала имеют тщательно проверяться для принятия во внимание возможных изменений во внешней среде. Экономические риски, ассоциированные с потенциальными обязательствами также должны оцениваться. Все факторы, перечисленные выше, влияют на размер резервного фонда для непредвиденных расходов.

В мировой практике для решения проблемы незаложенных в бюджет расходов и невыполненных обязательств, используют методы, которые отличаются друг от друга и зависят от размеров расходов и ситуации в стране. Прежде всего - это корректировка бюджета. Если сумма расходов невелика, то одним из первых этапов является внесение изменений в бюджет. Это означает уменьшение расходов в других местах в бюджете для компенсации непредвиденных расходов. Такая мера, как правило, требует юридического согласования. Может применяться перепрограммирования, если сумма небольшая и если есть соответствующие полномочия. Преодолеть кризис можно путем:

1. Использование резервного фонда для непредвиденных расходов. Это может быть первым вариантом решения проблемы, при условии того, что резервный фонд существует и покрывает размер и природу расходов. Изменения в бюджет могут и не вноситься, но соответствующий совет должен быть информированным об использовании фонда.

2. Использование непредвиденного ассигнования, наступает после запроса дополнительного ассигнования. Данная методика широко используется в развитых странах, где дефицит и его обслуживание не являются самыми главными проблемами. Это позволяет временно использовать средства, выделенные под другие программы до тех пор, когда конечная стоимость может быть использована в качестве основы для дополнительного ассигнования.

3. Использование "фонда на черный день". Правительства некоторых государств основывают на долгосрочной основе "фонд на черный день" для финансирования непредвиденных нужд. Как правило, этот фонд задействуется, когда доходы превышают расходы (часто в результате непредвиденных доходов, например. Дол резервов природных ресурсов или приватизация активов). Создание таких фондов является еще одним средством преодоления дефицита доходов.

4. Долг. Взятие долговых обязательств для распределения больших расходов на длительный период времени.

5. Повышение налогов и другие доходы.

Не существует какой-то одной формулы для решения проблемы преодоления кризиса. Чаще всего, решением является сочетание некоторых из перечисленных выше инструментов, чтобы проблема была решена всесторонне.

Однако, все развитые бюджетные системы определенным образом закладывают решения в бюджет, - или расходы зависят от существующих ассигнований, или в бюджет вносятся изменения.

Зачастую ремонт и смена дизайна интерьера делаются «под копеечку», то есть, деньги откладываются от зарплат до зарплаты, и не всегда незапланированные расходы могут быть легко покрыты. Натяжные потолки и создание осветительных систем - довольно крупное вложение, примерную стоимость которого несложно подсчитать заранее.

Но как быть, если уже в ходе монтажных работ случаются непредвиденные расходы? Как все предусмотреть заранее, «чтобы не было мучительно больно» за лишние траты?

Для начала, подсчитаем, из каких статей состоит общая смета расходов на установку натяжных потолков и осветительных систем. Она состоит из статей:

• Стоимость полотна натяжного потолка. Рассчитывается, как стоимость 1 кв. метра выбранного типа полотна, умноженная на метраж потолка, плюс запас для крепления (необходимый размер полотна укажет мастер-замерщик).
• Выезд мастера-замерщика.
• Стоимость крепежных элементов.
• Стоимость проводки и необходимых элементов осветительных приборов, а также самих осветительных приборов.
• Выезд бригады установщиков, которые непосредственно занимаются монтажными работами.
• Стоимость работы бригады в расчете на трудочасы.

Дополнительные расходы вызваны сложностями в работе. Если работа мастера протекает в обычных условиях, то любые попытки повысить цену - это чистой воды мошенничество. На самом деле, недобросовестные монтажники именно так и поступают: сообщают в смете затрат заниженную сумму, которая привлекает клиента, а затем, уже в ходе работ, неожиданно возникают трудности, и сумма растет. Именно поэтому, выбирая бригаду монтажников, не стоит прельщаться минимальной ценой услуг.

Однако некоторые трудности монтажа обоснованно повлекут за собой увеличение затрат:

• Высота основного потолка. Если потолок устанавливается в помещении высотой 5-7 метров, то и работа монтажника усложняется. Одно дело - залезть по стремянке 25 раз подряд на высоту 3 метра, другое - на 6 метров. Лишние «подъемы» - лишнее время работы мастера. Как результат - либо рост стоимости трудочаса, либо увеличение времени почасовой работы.
• Сложная конфигурация потолка. Установка прямоугольного потолка - дело нехитрое. А вот если присутствуют лишние углы, трубы, которые нужно художественно обогнуть, изогнутые участки стен и так далее, то и работа мастера усложняется. Об этом профессиональные мастера предупреждают заранее.
• Установка разделителя в случаях, когда ширины или длины полотна не хватает для комнаты, требуется двуцветное решение, или конфигурация комнаты не ровная.
• Сложные осветительные системы. Большое количество точечных светильников, сложные рисунки и эффекты со светодиодной подсветкой, поворотные механизмы и так далее - все это увеличивает сложность (и стоимость) работ. Ведь под каждый точечный светильник нужно вывести проводку, сделать прорезь в потолке, обработать края разреза и т.п. Внимания требует и выбор лампы для натяжных потолков .
• Характеристика стен. Сама по себе консистенция стены может не быть приспособлена для натяжения полотна натяжного потолка: она может быть рыхлой, с пустотами внутри, кусками шлака, утеплителя и т.п. В таких случаях нужны дополнительные работы по укреплению стен или самого профиля («распорки» и т.п.), что, конечно же, повлечет дополнительные расходы.
• Захламленность комнаты. За это редко берутся дополнительные деньги, но на всякий случай стоит заранее позаботиться о том, чтобы мастеру было более-менее комфортно работать. Если в комнате полно мебели, через которую нужно тянуться, мусора и «нужных предметов» на полу, то мастеру приходится тратить дополнительное время на обычные действия, да и просто неудобно действовать. Как подготовить комнату к ремонту - читайте .
• Удаленность объекта. Выезд замерщиков и мастеров также входит в стоимость установки потолков: работа по городу стоит дешевле загородной, а если приходится ехать в Тьмутаракань, то на саму дорогу времени уйдет больше, чем на установку потолка.

До утверждения бюджета в него необходимо обязательно включить дополнительные затраты, которые могут возникнуть из-за каких-либо Непредвиденные расходы представляют собой дополнительные средства, обеспечивающие возможность выполнять различные задачи, которые могут стоить дороже, чем планировалось или вообще быть незапланированными. К примеру, непредвиденные затраты возникнут в том случае, если затраты были оценены слишком низко, если затраты на поставки превысят ожидаемые, если на выполнение задачи потребуется больше времени.

Также под непредвиденными расходами понимают затраты, которые непосредственно не связаны с производством и включающие в том числе пени, штрафы, неустойки за нарушение правил перевозок, невыполнение обязательств по поставке, изготовление некачественных товаров, возмещение убытков, которые понесли потребители некачественной продукции, несвоевременную оплату поставок и так далее.

Способы расчетов непредвиденных затрат

Создание резерва финансовых средств на покрытие непредвиденных затрат является способом борьбы с рисками, предусматривающим оценку соотношения между потенциальным риском, влияющим на проекта, и размерами расходов, которые необходимы для преодоления возможных сбоев в реализации проекта. Главной проблемой в процессе создания резерва является правильная оценка потенциальных последствий рисков.

Непредвиденные расходы могут рассчитываться несколькими способами. Например, один из методов состоит в предположении, что затраты, которые были включены в бюджет предприятия, являются наиболее вероятными. Затем используется механический метод подсчета непредвиденных затрат для каждой из задач. Для этого используется простая формула: 1 - (оптимальные х оптимальные затраты. Скорректированная величина непредвиденных расходов получается с учетом расчетных затрат и наиболее вероятных затрат. Эта величина равна разнице между оптимальными затратами и максимальными затратами при наихудшем развитии событий.

Большая разница между оптимальными затратами и максимальными затратами при наихудшем варианте влечет за собой наибольшие непредвиденные расходы. Напротив, если между этими величинами разница будет незначительной, тогда непредвиденные затраты будут меньше.

Главная проблема при использовании указанного метода расчетов состоит в том, что он находится в зависимости от использования оценки оптимальных затрат. В действительности использование этой оценки уместно только тогда, когда она основывалась на наиболее вероятном, близком к оптимальному или оптимальном варианте.

Нередко руководители проектов пользуются показателями наихудшего варианта в том случае, когда считают, что поставленные задачи связаны с высокими рисками. Тогда непредвиденные расходы следует рассчитывать другими методами.

Альтернативный метод расчетов, по которому можно оценить прочие затраты, в том числе и непредвиденные, заключается в прибавлении резервных 10 процентов сверх суммы бюджета, требуемой для реализации проекта.

После для которого был выделен резерв, можно сравнить фактическое и плановое распределение расходов. На основе полученных данных вы можете выявить тенденции использования выделенной суммы. Неиспользованную часть можно снова возвратить в резерв на реализацию другого проекта. Важно отметить, что все разделы использования резерва необходимо регистрировать, а также готовить периодически о них доклады и отчеты вместе с остальной информацией о стоимости реализации проекта.

Краткое содержание темы . Экономическое содержание и сущность расходов бюджетов. Расходные обязательства. Бюджетные обязательства. Бюджетные ассигнования.

Виды бюджетных расходов. Запланированные и незапланированные (внезапные) расходы. Текущие и капитальные расходы. Расходы федерального бюджета, расходы бюджетов субъектов федерации, расходы местных бюджетов.

Расходы бюджета, являясь важной составной частью государственных расходов в целом, выражают экономические отношения, возникающие в связи с использованием средств общегосударственного денежного фонда.

В соответствие с БК РФ расходы бюджета - выплачиваемые из бюджета денежные средства, за исключением средств, являющихся источниками финансирования дефицита бюджета.

Формирование расходов бюджетов всех уровней бюджетной системы РФ осуществляется в соответствии с расходными обязательствами , которые представляют собой обусловленные законом, иным нормативным правовым актом, договором или соглашением обязанности публично-правового образования (РФ, субъекта РФ, муниципального образования) или действующего от его имени бюджетного учреждения предоставить физическому или юридическому лицу, иному публично-правовому образованию, субъекту международного права средства из соответствующего бюджета.

Бюджетные обязательства - расходные обязательства, подлежащие исполнению в соответствующем финансовом году.

Понятие «расходное обязательство» было введено в БК РФ в 2004 г. в связи с реформой разграничения полномочий органов власти различных уровней.

Методология формирования расходов бюджетов значительно меняется в условиях необходимости повышения результативности бюджетных расходов. Введен целый ряд новых терминов, среди которых - бюджетные ассигнования , это предельные объемы денежных средств, предусмотренных в соответствующем финансовом году для исполнения бюджетных обязательств.

К бюджетным ассигнованиям относятся ассигнования на:

оказание государственных (муниципальных) услуг , в том числе ассигнования на оплату государственных (муниципальных) контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных (муниципальных) нужд;

социальное обеспечение населения ;

предоставление бюджетных инвестиций юридическим лицам, не являющимся государственными (муниципальными) учреждениями;

предоставление субсидий юридическим лицам (за исключением субсидий государственным (муниципальным) учреждениям), индивидуальным предпринимателям, физическим лицам - производителям товаров, работ, услуг;

предоставление межбюджетных трансфертов ;

предоставление платежей, взносов, безвозмездных перечислений субъектам международного права ;

обслуживание государственного (муниципального) долга ;

исполнение судебных актов по искам к РФ, субъектам РФ, муниципальным образованиям о возмещении вреда, причиненного гражданину или юридическому лицу в результате незаконных действий (бездействия) органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления либо должностных лиц этих органов.

Основными из этого перечня являются бюджетные ассигнования на оказание государственных (муниципальных) услуг и бюджетные ассигнования на социальное обеспечение населения (включающие в том числе бюджетные ассигнования на исполнение публичных обязательств).

При этом определяется, что:

государственные (муниципальные) услуги физическим и юридическим лицам - услуги, оказываемые физическим и юридическим лицам в соответствии с государственным (муниципальным) заданием органами государственной власти (органами местного самоуправления), бюджетными учреждениями, иными юридическими лицами безвозмездно или по ценам (тарифам), устанавливаемым в порядке, определенном органами государственной власти (органами местного самоуправления);

государственное (муниципальное) задание - документ, устанавливающий требования к составу, качеству и (или) объему, условиям, порядку и результатам оказания государственных (муниципальных) услуг;

публичные обязательства - обусловленные законом, иным нормативным правовым актом расходные обязательства публично-правового образования перед физическим или юридическим лицом, иным публично-правовым образованием, подлежащие исполнению в установленном соответствующим законом, иным нормативным правовым актом размере или имеющие установленный указанным законом, актом порядок его определения (расчета, индексации);

публичные нормативные обязательства - публичные обязательства перед физическим лицом, подлежащие исполнению в денежной форме в установленном соответствующим законом, иным нормативным правовым актом размере или имеющие установленный порядок его индексации, за исключением выплат физическому лицу, предусмотренных статусом государственных (муниципальных) служащих, а также лиц, замещающих государственные должности РФ, государственные должности субъектов РФ, муниципальные должности, работников бюджетных учреждений, военнослужащих, проходящих военную службу по призыву (обладающих статусом военнослужащих, проходящих военную службу по призыву), лиц, обучающихся (воспитанников) в государственных (муниципальных) образовательных учреждениях.

Органы государственной власти и органы местного самоуправления обязаны вести реестры расходных обязательств - это используемый при составлении проекта бюджета свод (перечень) законов, иных нормативных правовых актов, муниципальных правовых актов, обусловливающих публичные нормативные обязательства и (или) правовые основания для иных расходных обязательств с указанием соответствующих положений (статей, частей, пунктов, подпунктов, абзацев) законов и иных нормативных правовых актов, муниципальных правовых актов с оценкой объемов бюджетных ассигнований, необходимых для исполнения включенных в реестр обязательств.

Таким образом, создается правовая основа для формирования в качестве базовой единицы бюджетного процесса связки: «расходное обязательство - бюджетное ассигнование - государственное (муниципальное) задание».

Формой проявления этих отношений выступают конкретные виды бюджетных расходов, причем их многообразие обусловлено действием целого ряда факторов: природой и функциями государства, уровнем социально экономического развития страны, разветвленностью связей бюджета с национальной экономикой, административно – территориальным устройством государства и т.п. Различное сочетание названных факторов порождают ту или иную систему расходов конкретного бюджета на определенном этапе общественного развития. По своему материально – вещественному воплощению бюджетные расходы представляют собой денежные средства, направляемые на финансовое обеспечение задач и функций государства и местного самоуправления.

Формирование статей расходов бюджетов всех уровней бюджетной системы РФ, должно базироваться на единых:

методологических основах;

нормативах минимальной бюджетной обеспеченности;

нормативах финансовых затрат на оказание государственных услуг.

Указанные методологические и нормативные основы устанавливаются Правительством РФ. Органам власти субъектов РФ и органам местного самоуправления законодательством передано право с учетом имеющихся финансовых возможностей увеличивать такие нормативы финансовых затрат на оказание государственных, муниципальных услуг. Существуют определенные требования общеэкономического характера к определению структуры бюджетных расходов. Суть их заключается в том, чтобы каждая государственная услуга давала необходимую отдачу не только материального, но и социального характера.

Непредвиденные расходы в бизнесе, с этим сталкивается в той или иной мере каждый предприниматель. Любой здравомыслящий человек, начиная свой бизнес должен четко понимать, что кроме доходов, бизнес будет приносить еще и расходы.

В нашей сегодняшней статье обсудим ситуацию с непредвиденными расходами и как их можно избежать. Сразу оговорюсь, что причины возникновения непредвиденных расходов зачастую зависят от деятельности конкретного предприятия, но все же есть ряд причин, которые подходят большинству организаций. Многие предприятия не очень охотно формируют резервный фонд на случай непредвиденных расходов и в этом заключается их промах.
Далее рассмотрим наиболее часто возникающие ошибки в бизнесе, которые ведут к непредвиденным расходам.

Неправильно организованное руководство бизнеса.
Ошибки в руководстве, сделанные в самом начале проекта, могут быть одними из самых непоправимых.

Основы маркетинга.

Каждый знает основы маркетинга, что спрос формирует предложение. В центре деятельности должен быть потребитель, а не товары и услуги, которые предприятие предлагает. Вы можете производить любой товар или услугу, но если потребителю это не интересно, то не будет никакой прибыли. К тому же очень важно местоположение предприятия. При неправильном или неудобном расположении компании возникает риск непредвиденных расходов, например, на транспорт и т.д.

Зависимость от поставщиков и других фирм.
Ваш бизнес не должен 100% зависеть от других предприятий. Если же этого не избежать нужно иметь несколько вариантов и работать с проверенными, надежными, перспективными партнерами.
Планы на будущую деятельность. Имея четко поставленные планы и выработанную стратегию, предприятие будет готово к необходимым расходам, а также отчетливо будет знать, что хочет получить в конечном итоге.

Организация финансовой деятельности.
Очень часто предприниматели заняты текущими проблемами, и финансовая часть уходит на второй план. Как только это происходит, организация сталкивается с финансовыми проблемами, а также естественно с непредвиденными расходами.

Корректная организация бухгалтерского учета должна внедряться на предприятии с самого начала и совершенствоваться по мере развития бизнеса. Одним из важных статей расхода должна быть статья на непредвиденные расходы. Многие не имея достаточно своих средств, берут кредиты. И здесь тоже нужно учесть все риски, сможет ли предприятие погашать долг с процентами, в соответствии со сроками заимодателя или это приведет к новым непредвиденным расходам.

Многие предприниматели начинают тратить денежные средства на дорогие машина или другие предметы роскоши, что зачастую ведет к абсолютно не нужным непредвиденным расходам. Необходимо контролировать расход средств и вести учет.

Организация текущей деятельности предприятия.
Нужно иметь представление о рынке, на котором работаете. Анализ рынка, поставляемых вами товаров и услуг, залог успеха и страховка от непредвиденных расходов в бизнесе. Внимательно следить за накладными расходами, иначе прибыль может быть меньше расходов. При составлении краткосрочного плана ставить реальные сроки и иметь запасные варианта на случай непредвиденных обстоятельств. Возможно потребуются дополнительные средства на перепроизводство, дополнительное производство или его реорганизацию.

Один из ключевых моментов в слаженной работе фирмы представляют ее работники. Кадры решают многое. Проекты и сметы могут быть подготовлены на отлично, товары и услуги иметь большой спрос, но неквалифицированная рабочая сила может испортить все.

Брак, воровство, опоздания и прогулы на предприятии обязательно приведут к непредвиденным расходам. Правильно подобранные, опытные, быстро обучающиеся сотрудники компании могут сократить или вообще предотвратить появление непредвиденных расходов.

Очень часто непредвиденные расходы появляются в силу непредвиденных обстоятельств. Это и болезни владельцев компаний или ведущих специалистов, разногласия в работе между владельцами предприятий, нестабильная экономическая ситуация, военные действия, пожар, разрушительные природные явления. Изменения в законах, новые научные или технологические разработки, касающиеся предоставляемых товаров и услуг.

В рыночных условиях ответственность за непредвиденные расходы несет предприниматель, но все же часть расходов можно переложить на страховые компании. Можно обезопасить себя от непредвиденных расходов создав страховые фонды, в случае пожара, аварий, несчастных случаев с работниками. Как правило, эти случаи составляют большую часть непредвиденных расходов.

Успех и неудачи в любом деле шагают рядом. Ни один предприниматель не застрахован от непредвиденных расходов, ошибок при ведении бизнеса. Страховкой от возникающих непредвиденных обстоятельств является резервный фонд. Резервный фонд должен покрывать все риски и как бы ни хотелось потратить деньги из фонда, этого делать не стоит. В случае с малыми или большими непредвиденными расходами резервный фонд поможет избежать краха фирмы.

У вас есть Бизнес Идея? На нашем сайте Вы можете рассчитать её Рентабельность в режиме Онлайн!